Herlev Kommunes ledere skal i deres daglige personaleledelse have fokus på løbende at understøtte medarbejdernes kompetenceudvikling samt at organisere og planlægge arbejdet, så det understøtter opgaveløsningen. Det er derfor vigtigt, at lederen ved samtaler, tilrettevisninger, instruktioner, rådgivning og eventuelle kompetencegivende tiltag forsøger at få rettet op på medarbejderens utilfredsstillende forhold inden sanktionsmulighederne benyttes.
Utilfredsstillende forhold hos medarbejderen kan eksempelvis være:
- Utilfredsstillende opgavevaretagelse
- Manglende samarbejdsevne
- Betydeligt sygefravær
- Strafbare forhold
- Pligtforsømmelser og tjenesteforseelser
Anvendelse af sanktioner vil altid ske på baggrund af en konkret individuel vurdering af sagen. Det betyder, at en sag kan være så alvorlig, at Herlev Kommune kan indlede en afskedigelsessag eller bortvisning uden først at have givet en påtale eller en advarsel til pågældende medarbejder.
Som udgangspunkt sendes indkaldelser ikke på fredage ligesom tjenstlige samtaler ikke afholdes fredag, hvis det kan undgås.
Påtaler
Påtaler gives i de tilfælde, hvor det ikke har været muligt at rette op på f.eks. utilfredsstillende arbejdsindsats eller manglende samarbejdsevne hos en medarbejder gennem instruktioner og samtaler i det daglige. Ved en påtale understreger lederen sagens alvorlige karakter overfor medarbejderen, og giver vedkommende mulighed for at rette op på forholdene.
Lederen bør inden samtalen med medarbejderen drøfte sagen med Personale og Arbejdsmiljø.
Medarbejderen indkaldes til en tjenstlig samtale via digital post, hvor medarbejderen oplyses om, at de har mulighed for at tage TR og/eller anden bisidder med til samtalen. Afhængig af situationen kan det være relevant, at Personale og Arbejdsmiljø deltager.
Sagsforløbet er derefter følgende:
- Det fremgår af indkaldelsen hvilke forhold, der skal rettes op på. Disse forhold uddybes under samtalen
- Der udarbejdes et referat af den tjenstlige samtale, hvor det fremgår, at medarbejderen har fået en påtale. Medarbejderen får mulighed for at kommentere på referatet inden det lægges på medarbejderens personalesag med medarbejderens eventuelle bemærkninger. Der sendes en kopi af dokumenterne til medarbejderen via E-boks. Journaliserede akter forbliver på personalesagen, selvom de er forældede.
Advarsel
Formår medarbejderen ikke at rette op på forholdene efter påtale, vil næste skridt som udgangspunkt være en skriftlig advarsel.
Sagsforløbet for en advarsel vil som hovedregel være følgende:
- Medarbejderen indkaldes via digital post til tjenstlig samtale med lederen og Personale og Arbejdsmiljø, hvor medarbejderen oplyses om, at de har mulighed for at tage TR og/eller anden bisidder med til samtalen. Det fremgår i indkaldelsen hvad samtalen handler om, og at samtalen eventuelt kan medføre en ansættelsesretlig sanktion.
- Ved samtalen redegør lederen og Personale og Arbejdsmiljø om indholdet i sagen og der udarbejdes et referat af samtalen, som udleveres/sendes til medarbejderen.
- Hvis der er fortsat er grundlag for at tildele en skriftlig advarsel sendes der høringsbrev til medarbejderen.
- Kommer medarbejderen med evt. bemærkninger til høringsbrevet, vurderer Personale og Arbejdsmiljø sammen med lederen, om der fortsat er grundlag for en skriftlig advarsel.
- Er der fortsat grundlag for en skriftlig advarsel sendes der brev herom til medarbejderen via digital post.
- Det skal fremgå tydeligt i advarslen, at det kan medføre afskedigelse eller, ved grov misligholdelse, bortvisning, hvis ikke medarbejderen retter op på forholdene. Der kan som følge af sagens omstændigheder afholdes en eller flere opfølgende samtaler efter advarslen er givet.
- Medarbejderen skal rette op på forholdene beskrevet i advarslen permanent, men advarslen vil miste sin gyldighed over tid. Det vil bero på en konkret vurdering af de forhold, der har medført advarslen, hvor lang tid der skal gå, før advarslen ikke længere gælder.
Afskedigelse
Der indledes afsked af medarbejderen, hvis det ikke lykkes at rette op på forholdene eller samarbejdsevnen ikke forbedres. Er der tale om en tjenestemand, sørger Personale og Arbejdsmiljø for, at de særlige regler i Tjenestemandsregulativet/-loven overholdes.
Opsigelse i prøvetiden
Ved alle almindelige ansættelser i Herlev Kommune er der aftalt prøvetid, som har en varighed på 3 måneder. Der gælder et forkortet varsel i prøvetiden på 14 kalenderdage for Herlev Kommune. Medarbejderen kan sige sin stilling op uden varsel. Lederen skal i prøvetiden følge med i, hvordan det går med arbejdet, og om der er forhold medarbejderen skal ændre på. Lederen skal uanset, hvordan prøvetiden forløber afholde en prøvetidssamtale med medarbejderen indenfor de første 2 måneders ansættelse. Forløber prøvetiden ikke tilfredsstillende, skal lederen kontakte Personale og Arbejdsmiljø og aftale den videre proces.
Lydoptagelser af tjenestelige samtaler
Herlev Kommune ønsker en tillidsfuld og løsningsorienteret dialog ved tjenstlige samtaler og vi giver som udgangspunkt ikke tilladelse til lydoptagelser. Den ansatte har altid ret til at medbringe en bisidder efter eget valg, og der skrives et referat af samtalen, hvor man har ret til at komme med sine egne bemærkninger.
Som ansat har man pligt til at agere loyalt og efterkomme ovenstående anvisning, da begge parter skal søge samarbejde og ikke skabe samarbejdsproblemer. Overtrædelse af ovenstående anvisning kan derfor medføre en ansættelsesretlig sanktion.
Om øvrige særlige sager
Proceduren er en anden ved indledning af afsked pga. de driftsmæssige ulemper som følge af betydeligt sygefravær, hvor retningslinjerne beskrevet i Fraværs- og omsorgspolitikken som udgangspunkt følges, eller ved grov misligholdelse af ansættelsesforholdet, der fører til bortvisning. I disse sager gives der normalt ikke mundtlig påtale eller skriftlig advarsel.
Ved strafbare forhold, pligtforsømmelser, og tjenesteforseelser skal lederen straks kontakte nærmeste overordnede og Personale og Arbejdsmiljø, og det videre forløb aftales på baggrund af sagens faktiske omstændigheder og det juridiske grundlag herfor.
Læs afskedigelse grundet arbejdsgivers forhold.