Herlev Kommune behandler personoplysninger om medarbejderne i forbindelse med ansættelse for at kunne varetage kommunens forpligtelser inden for løn- og personaleadministration og kunne håndtere alle spørgsmål relateret til ansættelse. Det har vi som dataansvarlig pligt til at oplyse medarbejderne om.
Et grundlæggende princip i opbevaring og behandling af personoplysninger er, at Herlev Kommune kun behandler nødvendige og relevante oplysninger. Vi kan behandle følgende oplysninger om medarbejderne:
Kontaktoplysninger, cpr-nr., profilbillede til medarbejderkort, løn- og pensionsforhold, herunder bankkontooplysninger og skatteoplysninger, relevante helbredsoplysninger, tidsregistrering og fravær, efteruddannelse, anciennitet, logning af adgange til fysiske lokationer, billeder fra overvågning ved kommunale ejendomme, GPS-sporing ved brug af kommunens køretøjer, logning ved brug af internet og fagsystemer. Under ansættelsen registrerer vi også enkelte oplysninger i forbindelse med trivselsmålinger og kompetenceudviklingsplaner.
Vi registrerer også de oplysninger om medarbejderens nærmeste pårørende, som vi har fået fra medarbejderen, for at kunne give besked ved sygdom eller ulykke.
Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre personoplysninger om medarbejderen eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt om det. Særlige tilfælde kan f.eks. være, hvis vi modtager nye helbredsoplysninger om medarbejderen eller overvejer en personaleretlig sanktion (f.eks. en advarsel eller afskedigelse).
Videregivelse
Hvis det er nødvendigt for vores personaleadministration, eller for at overholde vores retlige forpligtelser, kan det forekomme, at vi videregiver dine personoplysninger til andre dataansvarlige. Det kan f.eks. være:
- Ved evt. kursusdeltagelse, hvor vi kan videregive dine oplysninger til kursusarrangøren
- I forbindelse med f.eks. lønforhandlinger, hvor vi har pligt til at videregive visse oplysninger til fagforeninger.
- I forbindelse med lønkørsel, hvor dine oplysninger videregives til SKAT, ATP og evt. feriekonto
- I forbindelse med indhentelse af straffeattester og børneattester, hvor dine oplysninger videregives til politiet
- Ved en eventuel arbejdsulykke, hvor personoplysninger videregives til vores forsikringsmægler og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES).
- Til hjemkommune ved langtidssygdom
Retsgrundlag
Behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, litra c og/eller litra e, artikel 9, stk. 1, litra b, litra f og/eller litra g, og i visse tilfælde artikel 10, jf. artikel 6, stk. 1, litra b og/eller litra e, databeskyttelseslovens kapitel 3, tv-overvågningsloven, samt de danske arbejdsretlige regler (tjenestemandsloven, funktionærloven og de kollektive overenskomster, arbejdsmiljøloven, mv.)
Opbevaring/sletning
Personoplysninger vedrørende medarbejdere opbevares altid kun så længe det er nødvendigt for, at vi kan varetage vores forpligtelser som arbejdsgiver. Oplysningerne bliver opbevaret efter arkivreglerne i forskelligt tidsrum efter en medarbejders fratrædelse, alt efter om ansættelsen var som tjenestemand eller overenskomstansat. Sager vedrørende ansatte, hvis CPR-nr. starter med 01 samt sager om ledere og tjenestemænd slettes ikke, men skal opbevares på arkiv. Øvrige sager slettes senest 10 år efter fratrædelse. Hvis der i en personalesag er oplysninger om en arbejdsskade, gemmes den i mindst 30 år efter arbejdsskadetidspunktet.
Rettigheder i forbindelse med behandlingen
Alle medarbejdere har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dem:
Medarbejderne har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dem, samt en række yderligere oplysninger. Medarbejderne har ret til at få urigtige oplysninger om sig selv rettet. I særlige tilfælde har medarbejderne ret til at få slettet oplysninger om sig selv, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Medarbejderne har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Medarbejderne har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af deres personoplysninger. Medarbejderne har også ret til at klage til Datatilsynet.
Hvis en medarbejder ønsker at gøre brug af sine rettigheder, skal de kontakte Personale og Arbejdsmiljø.
Kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Spørgsmål til kommunens behandling af personoplysninger, kan rettes mod vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan læse mere om rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger og se kontaktoplysninger på Herlev Kommunes DPO på kommunens intranet.
Klageadgang
Er man som medarbejder utilfreds med kommunens behandling af sine personoplysninger, er man velkommen til at klage over behandlingen. Klagen kan indgives skriftligt, mundtligt eller telefonisk til Herlev Kommune.
Det er også muligt at klage direkte til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på https://www.datatilsynet.dk/.